Collaborare in un team di lavoro virtuale è già la norma in molte aziende, in particolare nel settore informatico, in cui i lavoratori si trovano spesso in Paesi diversi e possono comunicare solo online. Ma se gli ostacoli tecnici non sono più un problema, obiettivi come la fiducia e lo spirito di gruppo sono ancora difficili da raggiungere.

collaborazione virtuale

I vantaggi della comunicazione virtuale

Un mercato del lavoro globalizzato, scarsità di lavoratori qualificati, necessità di ridurre le spese e bassi costi di gestione: queste sono solo alcune delle ragioni che in molti casi spingono a lavorare e comunicare virtualmente. Essere consapevoli delle caratteristiche della comunicazione online garantisce dunque un notevole vantaggio rispetto alla concorrenza.

Bisogna innanzitutto cominciare a riflettere su come creare una relazione di fiducia fra dipendenti che non si conoscono personalmente, e su come stringere accordi vincolanti anche online.

La fiducia e la motivazione sono infatti i due fattori determinanti in una relazione di lavoro, indipendentemente dalla posizione geografica dei membri del team.

Secondo uno studio condotto dal Massachusetts Institute of Technology (MIT), lavorare in team virtuali è spesso vissuto come un grande stimolo solo se si tratta di una relazione di lavoro temporanea, mentre quando la collaborazione virtuale si prolunga nel tempo, gli intervistati dichiarano di percepirla come una costrizione e di preferirle un lavoro fisso. Questo significa che un datore di lavoro deve saper fornire ai propri dipendenti istruzioni precise, ed è inoltre particolarmente importante controllare costantemente lo svolgimento degli obiettivi concordati. Tali accortezze permettono di raggiungere tutti gli obiettivi stabiliti dal progetto, mentre il freelance o i collaboratori esterni hanno a loro volta linee guida precise a cui devono conformarsi. Tale precisione potrà anche sembrare eccessiva, ma aiuta entrambe le parti ad organizzare al meglio il proprio lavoro: se ognuno conosce quello che ci si aspetta da lui, si evitano i fraintendimenti e la fiducia reciproca cresce, perchè si sa di poter sempre contare sui propri collaboratori o colleghi.

E’ necessario prevedere abbastanza tempo da dedicare ai collaboratori esterni (d’altronde, con gli impiegati presenti in sede si comunica diverse volte al giorno). Bisogna inoltre pianificare riunioni e conferenze, e anche permettere che i freelancer possano contattare facilmente i colleghi e i datori di lavoro in sede: per questi ultimi è assolutamente indispensabile essere sempre disponibili in caso di problemi, prima che questi si aggravino.

Comunicare con i propri collaboratori virtuali dovrebbe entrare a far parte della routine lavorativa: è infatti importante saper rispondere alle loro necessità, e dato che non tutte le persone sono aperte e abili nella comunicazione, Skype non è sempre un mezzo adeguato. Con questo tipo di dipendenti è preferibile stabilire un contatto costante via email o usare la chat.

Accanto alla fiducia e al rispetto delle regole, lo spirito di gruppo è un altro fattore fondamentale per costruire un ambiente di lavoro produttivo. Quando non è possibile dare una pacca sulla spalla, bisogna trovare altri modi per congratularsi con i propri dipendenti per un lavoro ben fatto.

Nei call center per esempio è una pratica comune inviare messaggi direttamente sul monitor di un collega quando questi ha raggiunto un particolare obiettivo. Questo tipo di messaggi aumenta la motivazione e rinforza lo spirito di gruppo.

Infine, se i collaboratori esterni non sono molti è buona norma programmare regolarmente conferenze via Skype, per permettere ai dipendenti di conoscersi e di costruire relazioni solide.

Altri articoli che ti potrebbero interessare:

Problemi burocratici all’inizio di un’attività

Vantaggi dell’Outsourcing

Alcune idee per presentare la vostra azienda in maniera originale